美國研究所申請(3) – E-Mail該怎麼寫?

我相信很多人都想來美國念研究所,關於研究所申請文件的準備,和選校的技巧,可以參考我之前的部落格,這篇我想跟大家分享一下,在美國應該如何寫E-Mail聯系教授,以及在美國唸書,工作後,到底e-mail該怎麼寫?

申請研究所時,怎麼聯繫教授?

美國研究申請文件準備中,我曾經提過當申請美國研究所的時候,如果有教授願意收學生,通常系上和學校都不會有太多意見,除非是學校本身有一些最低標準,像是GPA, GRE成績,托福成績等等,以康乃爾大學為例,在托福成績中,對聽說讀寫分別有最低的分數要求(聽力:15, 説:22, 讀:20, 寫:20),即使總分加起來比最低分數相加總更高,但是任何其中一部分不符合要求,即便有教授願意收你,也會被康乃爾大學的拒絕發錄取通知書;那我們該怎麼寫信給美國教授詢問研究所或是博士後研究呢?

主旨(subject)要寫什麼?

主旨是一封E-Mail中最重要的一部分,因為通常我們的信箱一天能收到的信可能就有70-80封信,那更不用說是學校教授了,因此常常當我們看到一封信的主旨就會決定我們是否要看這封郵件,最好的方式就是簡單明瞭,用最少的文字表達這封郵件的目的,以詢問博士班為例,主旨可以寫”Potential PhD student in your group”,這樣當教授有經費可以收博士班學生的時候,就會有意願閱讀這封郵件,而如果是有人已經收錄取通知書,想找教授談談,主旨也可以寫”Request meeting for OOO”,也就是說收件人看到主旨後就能夠馬上知道這封信的內容大概是什麼.

郵件中的開頭與結尾

英文電子郵件的開頭,大多是使用Dear,再加上收件者的職稱,若以教授為收件人,可以寫Dear Professor Cornell或是Dear Dr. Cornell,或是對熟識的人,也可以使用Hi Jason,另外一種情況,可能不知道收件人是誰,比如寄信詢問申請研究所的事情,可以寫To whom it may concern,如此一來,就可以避免要寫收件人的名字和職稱,而英文結尾通常使用Best, Best Regards, Sincerely, Cheers,並署名,或是簽名檔.

郵件正文內容

正文內容盡量簡單明暸,如果已經有簽名檔,那就可以節省自我介紹的部分,因為這些都可以從簽名檔得知,如果沒有簽名檔,那需要簡單介紹自己的姓名,目前的職稱(學生或是工作職稱),接下來就可以表達你這封郵件的主要目的,以念博士班為例,可以著重在你對這個教授研究的了解和潛在你能夠貢獻的項目,以及你對於這個領域和科學研究的熱忱,畢竟念博士班是一個很大的時間成本的投資,加上有學生放棄的話,對教授的名聲也是有損,因此許多教授都不希望收到對科學研究沒熱忱,會半途放棄的人,另外切記信件的內容不要過長,因為每個教授都很忙的,真的沒辦法看一個陌生人寫來的長篇大論,唯一的可能就是快速掃過去,尋找有興趣的關鍵字,或是直接放棄,看下一封信,而若你擔心正文太短無法展示你的能力時,可以把詳細資料放入附件,並提醒教授自己把詳細的資料附上,如此以來當教授對你有興趣的時候,就可以自己點開附件,仔細閱讀資料.

使用學校郵件帳號

有人會問說,那我寄信給教授,我應該使用我個人的信箱還是學校的信箱寄?我會建議使用學校的信箱寄信,以我自己為例,不管是我的麻省理工學院的信箱或是波士頓兒童醫院的信箱,甚至以前康乃爾大學的信箱,每天都有很多的釣魚信件或是詐騙信件,企圖想要攻擊學校或醫院,因此學校的信箱通常會針對可疑的信件做攔截,而使用私人信箱,像Gmail或yahoo信箱就非常容易被自動攔截到垃圾郵件中,若是如此,教授就無法看到你的信件,也沒辦法回信,而使用學校信箱不僅可以降低被攔截到垃圾郵件中,也可以讓教授了解到你是從哪個學校來的.

E-Mail範例

我簡單打了一個範例,首先由於我簽名檔中已經有我所有的職稱和姓名, 因此我就可以直接進入主題,提出想在你的實驗室念博士班,甚至表示對哪個研究有興趣和可以貢獻的項目是什麼,並展現對這個研究的熱忱,而這只是一個簡單的示範,大家可以不用按照我的方式來寫,不過重點就是簡單明瞭並且讓教授看完後會想點開附件來仔細看你的資料和回信.

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結論

聯繫教授是申請美國研究所的一種方式,而E-mail則是讓這個教授對你的第一印象,但是你所準備的其他申請相關文件也是很重要的,要不然就會讓教授打開附件後,卻沒有回信給你,由於我已經分享過關於Statement of Purpose (SOP)的撰寫技巧,所以我下次會分享關於Curriculum Vitae (CV)的準備技巧.最後,如果你喜歡這篇文章,麻煩幫我按讚並分享給你的朋友!

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